Как предоставить отчетные документы после командировки: подтверждение расходов и проживания

Когда сотрудник возвращается из командировки, важно своевременно предоставить отчетные документы, подтверждающие расходы и проживание. Это поможет избежать проблем с отделом бухгалтерии и обеспечить возмещение затрат в командировке. В данной статье мы рассмотрим основные документы, которые должны быть предоставлены, и их важность для компенсации расходов.

Отчетные документы за перелет

1. Маршрутная квитанция: Маршрутная квитанция является важным документом, подтверждающим купленный билет и содержащим информацию о пассажире, номере рейса, стоимости билета, дате и времени вылета, а также о маршруте. Она может быть получена в виде электронного билета, который всегда доступен в электронной почте или личном кабинете сотрудника. Маршрутная квитанция не требуется при регистрации на рейс, так как авиакомпания уже имеет данные о пассажире.
2. Посадочный талон: Посадочный талон выдается на стойке регистрации в аэропорту и подтверждает, что пассажир прошел зону контроля и отправился на посадку. Этот документ подтверждает факт совершенного полета по назначенному маршруту и должен быть предоставлен в бухгалтерию для возмещения расходов на поездку. Сохранение посадочного талона является важным, так как его потеря может создать проблемы и задержки при запросе к авиакомпании.
3. Кассовый чек: Кассовый чек является дополнительной подтверждающей документацией и может быть необходим при возникновении сомнений отделом бухгалтерии. Чек подтверждает факт покупки авиабилета и может быть получен при покупке билета в авиакассе с помощью банковской карты или в случае онлайн-покупки - через выписку по денежным средствам из банкомата или офиса банка.

Документы, подтверждающие проживание в гостинице

1. Счет о проживании: Возвращаясь из командировки, сотрудник должен предоставить счет о проживании в гостинице отделу бухгалтерии. Счет должен содержать информацию о факте проживания в отеле, времени заселения и выезда, реквизиты отеля, ФИО командированного и стоимость номера. На счете также могут быть указаны дополнительные услуги, которые сотрудник оплатил самостоятельно.
2. Справка о проживании: Если сотрудник не может предоставить счет о проживании, работодатель может запросить информацию в отеле. Гостиница должна предоставить справку о проживании с указанием периода пребывания. Хотя эта справка не имеет такой же юридической силы, как отчетный бланк, она все же может служить косвенным подтверждением расходов и помочь в расчете возмещения.

Представление отчетных документов

1. Сроки предоставления: Важно предоставить отчетные документы в течение 3 дней после возвращения из командировки. Это обеспечит своевременное рассмотрение и возмещение затрат.
2. Формат документов: Отчетные документы должны быть оформлены на бланках, изготовленных в типографии или распечатаны через автоматизированные системы с учетом требований законодательства. Отчет, распечатанный из обычного документа, может быть не принят.
3. Удобные решения: Для упрощения процесса предоставления отчетных документов и сокращения времени, можно использовать онлайн-системы управления бизнес-поездками. Они позволяют автоматически выгружать билеты и авансовые отчеты, а также предоставлять доступ к справкам о перелете и закрывающим документам. Одним из таких решений является JetWings, которое предлагает удобные и недорогие путешествия для бизнеса и бухгалтерии.

Предоставление отчетных документов после командировки является важным шагом для получения возмещения расходов. Маршрутные квитанции, посадочные талоны, кассовые чеки и счета о проживании - все эти документы подтверждают факты и расходы в командировке. Соблюдение сроков и правильное оформление документов помогут избежать проблем и обеспечить быстрое и точное возмещение затрат.